Vorversandkontrolle: eine technische Einführung

Inspektion vor der Verschiffung - Was ist eine Vorversandkontrolle?

Vorversandkontrollen sollen in erster Linie die ordnungsgemäße Richtigkeit von Warenlieferungen feststellen und die preisliche Ausgewogenheit der Waren garantieren. Sie sind ein Schutz für Käufer und Verkäufer, sodass beide Seiten davon profitieren können. Diese Inspektion, oft auch als Pre-Shipment-Inspection (PSI) oder Final Random Inspection bezeichnet, soll für einen flüssigen und unproblematischen Warenverkehr im In- und Ausland sorgen. Eine Vorversandkontrolle wird meist zwischen Verkäufer (Hersteller), Käufer und Bank beschlossen.

Die Vorversandkontrolle wird von unabhängigen Prüfern durchgeführt und soll sicherstellen, dass die Produkte auch tatsächlich dem entsprechen, was bestellt oder was für jemanden produziert wurde. Wichtige Kriterien bei einer Inspektion vor der eigentlichen Verschiffung sind etwa:

  • Anzahl der Produkte
  • Qualität
  • Kennzeichnung
  • Zustand der Verpackung

Entspricht alles seiner Richtigkeit, wird im Anschluss ein Prüfergebnisbericht erstellt, der auch unter der Bezeichnung Clean Report of Findings geführt wird. Ist der Prüfbericht stimmig, wird auch die Zahlung veranlasst. Eine Vorversandkontrolle oder Inspektion ist also entscheidend, um ein gewisses Maß der Zahlungsabsicherung zu erhalten.

Erst mit einem Clean Report of Findings werden die Zahlungsanweisungen an den Exporteur ausgegeben. Dies soll für Sicherheit auf beiden Seiten sorgen. Andernfalls kann es vorkommen, dass für Ware bezahlt worden ist, die nicht der eigentlichen Bestellung entspricht oder mangelhaft ist. Bei einer Vorversandkontrolle handelt es sich im Grunde genommen auch um eine Dienstleistung, die in Kombination mit einem Dokumenten-Akkreditiv vorkommt.

Was ist ein Akkreditiv eigentlich? Dabei handelt es sich um Instrument, das zur Zahlungssicherung genutzt wird und zwischen Importeur sowie Exporteur besteht. Es ist eine Zahlungszusage, zwar nur in abstrakter Form, welche von einer Bank ausgeht. Legt der Exporteur die nötigen Dokumente vor, so tritt das Zahlungsversprechen in Kraft. Zu diesen Dokumenten zählt in diesem Fall dann auch der Clean Report of Findings.

Wichtige Dokumente, die bei einer Vorversandkontrolle seitens des Verkäufers vorgelegt werden müssen, sind:

  • Konnossement (auch Seeladeschein): Mit diesem Begriff wird der sogenannte Schiffsfrachtbrief bezeichnet, der in erster Linie als Quittung dient. Es ist aber auch ein Warenwertpapier und eine Beweisurkunde.
  • Ursprungszeugnis: In diesem Dokument ist das Produktionsland der Ware verzeichnet, wobei für die Ausstellung je nach Land noch gesonderte Bestimmungen gelten. Voraussetzung zur Ausstellung des Zeugnisses ist, dass es sich wirklich um Ursprungsware handelt.
  • Packliste: Im internationalen Handel auch als Packing List bezeichnet, in der die jeweiligen Waren und Objekte einer Sendung genauestens aufgelistet sind.
  • Transportart, Menge und Wert der Ware sind Angaben, die in der Packliste zu finden sind.

Als Käufer erhalten wir durch diese Vorgehensweise die Gewissheit, dass wir nur eine Zahlung tätigen müssen, wenn die bestellte Ware unseren Vorstellungen und Qualitätsstandards entspricht. Nicht erhaltene Warensendungen oder hohe finanzielle Verluste können dank der Vorversandkontrolle vermieden werden.

Was sind die Gründe für eine Inspektion vor der Verschiffung?

Im Grunde genommen ist es ganz einfach. Mit einer Inspektion vor der Verschiffung soll sichergestellt werden, dass nur einwandfreie Waren, welche der tatsächlichen Bestellung und den jeweiligen Qualitätsstandards entsprechen, in das Importland gelangen. Gleichzeitig soll mit einer Vorversandkontrolle verhindert werden, dass Zollkosten oder ähnliches unter Umständen umgangen werden. Es gibt viele Länder, die eine Inspektion vor Verschiffung benötigen. Dazu zählen beispielsweise Angola, Mexiko, Kambodscha oder Sierra Leone. In der Regel wird die Inspektion vor der Verschiffung in diesen Ländern nur erforderlich, wenn die Ladung einen bestimmten Wert übersteigt. In einigen Ländern ist eine Vorversandkontrolle dagegen immer unumgänglich und nicht an ein bestimmtes, preisliches Niveau gekoppelt.

Eine Inspektion vor der Verschiffung soll außerdem sicherstellen, dass die Preise für die jeweiligen Waren dem allgemeingültigen Preisniveau entsprechen. Man möchte mit einer Inspektion verhindern, dass qualitativ minderwertige und gleichzeitig überteuerte Produkte ins Land kommen, die den hier üblichen Qualitätsstandards nicht im Mindesten entsprechen. Es gibt immer noch Exporteure, die eine undurchsichtige Preispolitik betreiben und sich nicht an die allgemeingültigen Preise des Weltmarkts halten. Dies kann durch eine Inspektion vor der Verschiffung generell unterbunden werden.

Wann wird eine Vorversandkontrolle durchgeführt?

Man lässt eine Vorversandkontrolle durchführen, wenn die Ware bereits fertig verpackt ist und kurz vor der Verladung steht. Dazu werden Stichproben aus der Produktion genommen, aus der auch die Ladung stammt. Dabei wird sich nicht nur auf eine Verpackung beschränkt, sondern es werden gleich mehrere Kartons herausgenommen. Nur so kann eine adäquate und aussagekräftige Vorversandkontrolle durchgeführt werden.

Voraussetzung für eine Vorversandkontrolle ist, dass mindestens 80 % der Waren für den Versand fertiggemacht worden sind. Die Stichproben werden zufällig genommen, sodass eine möglichst genaue Aussage über den Zustand der Waren gegeben werden kann. Prinzipiell ist es auch möglich, eine umfassende Inspektion vor der Verschiffung unmittelbar vor dem Versand durchzuführen.

Wie sehen die Vorteile bei einer Inspektion vor der Verschiffung aus?

Die Inspektion vor der Verschiffung ist ein wichtiger Bestandteil in der Versandkette, gerade auf den globalen Markt bezogen. Die Vorteile sehen wie folgt aus:

  • Nationale und internationale Sicherheitsbestimmungen können überprüft werden
  • Die Ware wird hinsichtlich ihrer Qualität und ihres Preises geprüft
  • Fehlerhafte Bestellungen können minimiert werden

Auch die Ordnungsmäßigkeit von Verpackung und Kennzeichnung können im Rahmen einer Inspektion geprüft werden. Oft kommt es bei der Verladung zu Schwierigkeiten, weil die Waren falsch gekennzeichnet worden sind. Eine Umkennzeichnung kann zwar meist problemlos vorgenommen werden, verzögert aber in erheblichem Maße den Auslieferungsprozess. Im Rahmen einer Inspektion vor der Verschiffung werden außerdem Werkzeugnisse und ISO-Bescheinigungen geprüft, sodass es zu keinen weiteren Überraschungen kommen muss.

Warum ist die Vorversandkontrolle so wichtig?

Die Antwort für diese Frage liegt auf der Hand. Kurz vor Verladung der bestellten Ware ist die letzte Möglichkeit gegeben, eventuelle Reklamationen zu tätigen. Befindet sich die Ware erst einmal auf dem Schiff, kann es mehrere Wochen dauern, bis eine Überprüfung durchgeführt werden kann. Oft sind in diesem Zeitraum auch gewisse Reklamationsfristen abgelaufen, sodass man als Käufer fast keinerlei Ansprüche mehr geltend machen kann. Im Rahmen einer Vorversandkontrolle kann die Produktqualität bereits vor der Verschiffung festgestellt und gegebenenfalls beanstandet werden.

Wer führt die Inspektion vor der Verschiffung durch?

Die Inspektion wird in der Regel von unabhängigen Prüfgesellschaften beziehungsweise Prüfern durchgeführt, die vom Empfänger bestellt worden sind. Im Vordergrund steht bei einer PSI (Pre-Shipment-Inspection) ein Kriterienkatalog, den der Importeur zusammen mit der Fabrikleitung erarbeitet hat. In Deutschland gibt es verschiedene Prüfungsagenturen, die sich auf eine Inspektion vor der Verschiffung spezialisiert haben, wie etwa:

  • BUREAU VERITAS S. A. (Hamburg)
  • SGS Germany GmbH (Hamburg)
  • Control Union International GmbH (Düsseldorf)
  • Intertek Holding Deutschland GmbH (Leinfelden-Echterdingen)

Entscheidender Punkt ist, dass die Inspektionsagenturen unabhängig von beiden, beteiligten Parteien sind. Somit kann man einen unabhängigen Prüfer bestellen, der die Vorversandkontrolle übernimmt.

Was wird bei einer Inspektion genau überprüft?

Wie bereits erwähnt, wird der Kriterienkatalog mit der Fabrikleitung abgesprochen, sodass die wesentlichen Punkte bereits feststehen. Dies ist essenziell, damit der Empfänger die einwandfreie Qualität der Waren garantieren kann. Allgemeine Punkte, die bei einer Vorversandkontrolle überprüft werden und einen Teil des Kriterienkatalogs ausmachen, sind etwa:

  • Beschaffenheit der Produkte
  • Größe der Produkte
  • Abmessung der Verpackung
  • Einwandfreier Zustand der Ware

Gerade der letzte Punkt ist sehr wichtig. Im Rahmen einer Vorversandkontrolle wird verstärkt darauf geachtet, ob die Produkte nicht schmutzig oder verklebt sind. Ist dies der Fall, kann kein positiver Prüfbericht erstellt werden, denn der einwandfreie Zustand der bestellten Ware ist essenziell. Bei einer Inspektion werden gezielt Stichproben genommen, und zwar aus der Produktion, aus welcher die Verladung zusammengestellt wurde. Diese Stichproben werden in der Vorversandkontrolle dann genauestens überprüft. Kommt es dann zu Mängeln oder Fehlern, die gehäuft auftreten, können beide Parteien entscheiden, was mit der Warensendung geschieht. Bei einem sehr negativen Prüfergebnis kann man auch die komplette Bestellung annullieren lassen und eine neue aufgeben.

Die verschiedenen Bereiche einer Vorversandkontrolle – wie unterteilt sich die Inspektion?

Insgesamt ist eine Inspektion in drei verschiedene Bereiche unterteilt, die jeweils einen anderen Schwerpunkt haben. Alle drei Teilbereiche werden mit äußerster Sorgfalt ausgeführt, um ein möglichst exaktes Prüfergebnis zu erhalten.

In Part 1 wird der sogenannte Water Tight Test durchgeführt, mit dem Ziel, undichte Produkte herauszufiltern. Dabei gelten bestimmte Richtwerte, die nicht überschritten werden dürfen. Bei einer Charge von 500 Produkten dürfen maximal 14 davon Fehler aufweisen. Die bestellte Menge an Produkten wird dabei als Richtwert für die zu überprüfende Menge genommen. Beim Water Tight Test werden die Produkte also auf ihre Wasserdichtigkeit überprüft. Sollten weniger als 14 Produkte wasserdurchlässig gewesen sein, erhält der Water Tight Test die Kennzeichnung AQL 1.5. Part One gilt somit als bestanden.

Sollte dies allerdings nicht der Fall sein, wird von Empfänger-Seite aus entschieden, ob sie die Bestellung annullieren. Alternativ dazu kann allerdings auch eine Überarbeitung der Bestellung veranlasst werden, was nach Abschluss eine erneute Inspektion bedeutet. Diese Inspektion vor der Verschiffung darf dann natürlich nur die marginale AQL-Quote ergeben und nicht weitere Fehler aufweisen.

Was wird in Part 2 und Part 3 der Inspektion geprüft?

Part 2 der Inspektion dreht sich hauptsächlich um Fehler in der visuellen Erscheinung der Produkte, auch als Visual Inspection bezeichnet. Es wird geprüft, ob Verklebungen, Verschmutzungen, Farbfehler oder auch Fremdkörper vorliegen. Dabei lassen sich folgende Unterscheidungen treffen:

  • Minor Visual AQL 4.0: Höchstens 31 Produkte dürfen bei einer Menge von 500 Produkten Fehler aufweisen
  • Major Visual AQL 2.5: Höchstens 21 Produkte dürfen bei 500 Exemplaren fehlerhaft sein
  • Visual Defects Package: Bei einer Menge von 13 Packungen darf nur eine fehlerhaft sein
  • Dimensions Test: Auch hier darf bei 13 Packungen nur eine fehlerhaft sein.

In Part 3 steht dann schließlich die Dehnbarkeit der Produkte auf dem Prüfstand, die sogenannten Physical Properties. Die Produkte müssen allen Anforderungen gewachsen sein. Sollte sich bei der Vorversandkontrolle herausstellen, dass die Dehnbarkeit oder die Reißfestigkeit nicht den Vorstellungen entspricht, so muss dies umgehend behoben werden.

Wer beauftragt den jeweiligen Prüfer oder die Prüfungsagentur?

Wie bereits erwähnt, gibt es nicht nur im deutschen Raum, eine Vielzahl von unabhängigen Agenturen, die sich auf die Inspektion vor der Verschiffung spezialisiert haben. Doch wem obliegt nun eigentlich die Auftragserteilung für die Prüfungskommission? Der Importeur, also in diesem Fall der Empfänger, kann den jeweiligen Prüfer auswählen und schließlich auch beauftragen. Dieser übernimmt dann, gemäß den eigenen Vorgaben, die visuelle Überprüfung der Waren im Rahmen der Vorversandkontrolle.

Dabei sind sie nicht allein auf die großen Prüfungsagenturen angewiesen, sondern können auch auf eigene Prüfer beziehungsweise Niederlassungen zurückgreifen. Schließlich obliegt dem Importeur oder Auftraggeber die Wahl des unabhängigen Prüfers.

Was verbirgt sich hinter dem Kürzel AQL?

Acceptable Quality Limit, das wird mit der Abkürzung AQL ausgedrückt. Es handelt sich folglich um die abnehmbare Qualitätsgrenzlage, die zwischen dem jeweiligen Lieferanten und dem Exporteur vereinbart worden ist. Der jeweilige Zahlenwert, etwa AQL 2.5 oder AQL 1.5, gibt an, wie hoch der Anteil an Ausschussware, prozentual gesehen, sein kann. Das Kürzel AQL gibt also an, wie viel Prozent einer Lieferung fehlerhaft sein darf, ohne dass die Bestellung annulliert werden muss.

AQL kommt im Rahmen der Stichprobenprüfung zum Einsatz, die bei einer Inspektion durchgeführt wird. Gerade bei großen Bestellungen ist die komplette Inspektion der Bestellung nicht möglich. Dann kann im Rahmen der Vorversandkontrolle nur eine Stichprobe durchgeführt werden. Wichtig ist, dass zwischen Lieferant und Kunden eine entsprechende, detaillierte Vereinbarung über die annehmbare Qualitätsgrenzlage im Rahmen des Prüfloses besteht.

Der AQL-Wert gibt also Aufschluss darüber, wie hoch der Qualitätsstandard der gesamten Ladung ist. Es handelt sich um eine statistische Berechnung der Qualität, die anhand einer bestimmten Losgröße festgemacht wird. Die Prüflosgröße wird nicht vom Auftraggeber, sondern vom Hersteller festgelegt. In der Regel ist die Losgröße konform mit der jeweiligen Charge und deren Größe.

Gibt es verschiedene Fehlerklassen bei einer Vorversandkontrolle?

Ja, es wird unterschieden zwischen Haupt- und Nebenfehlern. Hauptfehler bedeuten, dass die Waren unbrauchbar sind und generell nicht mehr genutzt werden können. Diese Hauptfehler können, sofern sie gehäuft auftreten, ein ausreichender Grund für eine Annullierung der Bestellung sein. Nebenfehler dagegen sind eher geringe Abweichungen von den normalen Standards, die aber einen Gebrauch der Waren immer noch zulassen. Diese Fehlertypen können bei Bedarf auch ausgebessert werden.

Was genau ist in einem Clean Report of Findings enthalten?

Dieses Warenkontrollzertifikat, das auch mit dem englischen Begriff Clean Report of Findings bezeichnet wird, hält fest, ob die Waren der bestellten Menge und vor allen Dingen Qualität entsprechen. Eventuelle Schäden an der Ladung können in dem CRF festgehalten werden und das Zertifikat ist somit Grundlage für eine eventuelle Annullierung der Bestellung. Der Clean Report of Findings ist außerdem wichtig als Sicherheit für den Importeur. In der Regel wird vor der Inspektion eine Rechnung an den Importeur geschickt oder es erfolgt eine kurze Nachricht seitens des Exporteurs, dass die Ware zur Verschiffung bereit gemacht wird.

Dann ist der Zeitpunkt zum Handeln gekommen und der Importeur beauftragt einen Prüfer mit der Inspektion und der gleichzeitigen Erstellung des Clean Report of Findings. Das Warenkontrollzertifikat liefert dann den Startschuss zum Verladen der Ware, sofern keine Beanstandungen aufgetaucht sind.

Was passiert bei einer mangelhaften Vorversandkontrolle?

Sollte die Vorversandkontrolle erhebliche Mängel oder Fehler aufweisen, hat der Auftraggeber mehrere Möglichkeiten zur Auswahl. Man kann die Bestellung annullieren und eine erneute Warensendung in Auftrag geben. Dies wird in der Regel bei Vorversandkontrollen gemacht, die ein sehr schlechtes Ergebnis gezeigt haben. Der Auftraggeber kann seinen aber auch beauftragen, so viele defekte Produkte wie möglich aus der Lieferung zu nehmen. Diese fehlerhaften Produkte werden dann von der Fabrik neu hergestellt oder überarbeitet. Die Identifizierung aller fehlerhaften Chargen erfordert zwar etwas mehr Zeit, ist aber dafür sehr gründlich. Vor einer weiteren Verschiffung wird dann erneut eine Inspektion durch den Prüfer durchgeführt.

Wo wird die Inspektion vor der Verschiffung durchgeführt?

In der Regel führt der Importeur eine Vorversandkontrolle direkt in der jeweiligen Fabrik durch. Es kann aber auch vorkommen, dass eine Inspektion vor der Verschiffung am Hafen ausgeführt wird. Dies hängt davon ab, wann der Importeur die Pro-forma-Rechnung oder den Verladungsbescheid von dem jeweiligen Exporteur erhält.

Unter Umständen kann die Vorversandkontrolle auch in der Lagerhalle durchgeführt werden, was in der Regel aber nicht sehr günstig ist. Meist ist in den Lagerhallen nur wenig Licht oder Platz vorhanden. Bei diesen ungünstigen Bedingungen kann es vorkommen, dass die Inspektion vor der Verschiffung negativ verläuft. Dies muss nicht unbedingt mit dem Zustand der Ware zusammenhängen, sondern eher mit den schlechten Prüfbedingungen. Wird die Vorversandkontrolle dagegen direkt in der Fabrik durchgeführt, können eventuelle Mängel direkt vor Ort aufgezeigt werden. Das kann sich auch positiv auf zukünftige Produktionen auswirken.

Ein weiterer Vorteil von einer Vorversandkontrolle, welche in der Fabrik durchgeführt wird, ist, dass die weitere Lieferung nicht verzögert wird. Dies kann passieren, wenn die Inspektion vor der Verschiffung in einer Lagerhalle gemacht wird, die meist weit entfernt von der eigentlichen Fabrik liegt. Sollte es bei der Vorversandkontrolle zu Beanstandungen kommen, müssen die betreffenden Produkte erst in die Fabrik zurückgeschickt werden. Diese Prozedur entfällt bei einer Inspektion vor der Verschiffung in der Fabrik. Fehler können direkt vor Ort behoben werden und die Prüfung kann fast ohne Unterbrechung fortgesetzt werden.

Eine Vorversandkontrolle (Inspektion vor der Verschiffung) ist also essenziell, damit der Importeur den einwandfreien Zustand seiner Waren garantieren kann. Er befindet sich damit auf der sicheren Seite, nicht nur, was die Qualität angeht, sondern auch was Preisniveau oder Zollbestimmungen betrifft. Die eigenen Prüfer achten sehr genau darauf, dass alle Kriterien des Kataloges erfüllt sind. Nur so erhalten die Kunden hochwertige Qualität, die sich für den Einsatz im industriellen, gewerblichen oder medizinischen Bereich eignet. Außerdem sichert der Auftraggeber durch eine Vorversandkontrolle auch die gute Qualität für zukünftige Lieferungen und zeigt den Herstellern, in welchen Bereichen noch Verbesserungsbedarf besteht.

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