Praxisbegehung in der Zahnarztpraxis: So bereiten Sie sich vor
Wenn sich eine Behörde bei Ihnen meldet und sich für Ihre Arztpraxis interessiert, möchte sie meist eine Praxisbegehung zu einem bestimmten Schwerpunkt bei Ihnen durchführen. Damit Sie gut vorbereitet sind, sollten Sie nicht erst darauf warten, bis die Begutachtung Ihrer Zahnarztpraxis angekündigt wird, sondern bereits im Vorfeld notwendige Maßnahmen dafür ergreifen. Was Sie für eine erfolgreiche Begehung alles beachten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.
Praxisbegehung in der Zahnarztpraxis: Das erwartet Sie in diesem Ratgeber
Die wichtigsten Fragen zur Praxisbegehung Ihrer Zahnarztpraxis
Eine Praxisbegehung kann in Ihrer Zahnarztpraxis jederzeit von den zuständigen Behörden angemeldet werden. Damit Sie auch gut vorbereitet sind und Ihre Aufgabe bestens meistern können, haben wir für Sie die wichtigsten Eckpunkte zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis
Praxisbegehung in der Zahnarztpraxis
Eine Praxisbegehung ist eine Kontrolle der Behörden, die die Einhaltung der behördlichen Auflagen überprüft. Im Fall einer Arzt- respektive Zahnarztpraxis wird der Fokus häufig auf die medizinischen Auflagen gelegt. Die Themen Hygiene und medizinische Instrumente stehen dabei meist im Zentrum der Begehung.
Eine Begehung Ihrer Praxis wird im Regelfall angekündigt und ein zeitnaher Termin mit Ihnen vereinbart. Zugleich werden Unterlagen angefordert, die Sie unter Einhaltung einer Frist vor der Begehung rechtzeitig an die Behörde senden müssen. Die Begehung selbst beginnt in der Regel mit einer kurzen Vorstellungsrunde der beteiligten Personen. Sehr vorteilhaft für Sie ist es, wenn Sie die Funktionen in der Praxis klar definiert haben.
Es folgen Fragen zum Aufarbeitungsprozess und die Sichtung aller Bereiche im Detail. Danach findet ein Abschlussgespräch statt, indem offene Fragen Ihrerseits geklärt werden können und der Prüfer sein Ergebnis vorab schon mitteilt. Sollten Beanstandungen seitens der Behörde existieren, erfahren Sie die weitere Vorgehensweise.
Es folgen Fragen zum Aufarbeitungsprozess und die Sichtung aller Bereiche im Detail. Danach findet ein Abschlussgespräch statt, indem offene Fragen Ihrerseits geklärt werden können und der Prüfer sein Ergebnis vorab schon mitteilt. Sollten Beanstandungen seitens der Behörde existieren, erfahren Sie die weitere Vorgehensweise.
Die genaue Dauer der Begehung ist abhängig von der Art der Begehung und Größe Ihrer Praxis. Im Normalfall dauert eine Begehung jedoch zwei bis drei Stunden.
Sie müssen in Ihrer Arztpraxis nicht Ihr gesamtes Personal für die Begehung extra einbestellen. Die wichtigsten zwei Personen, abseits des Prüfers, sind der Praxisinhaber und der Hygienebeauftragte. Wenn andere Personen noch anwesend sind, ist es kein Problem. Rechnen Sie auch mit Fragen an die anwesenden Mitarbeiter zum Thema der Überprüfung.
Aufgrund unterschiedlicher Gesetzesgrundlagen kann Ihre Praxis von verschiedenen Behörden überprüft werden. Das Infektionsschutzgesetz, das Medizinschutzgesetz, das Arbeitsschutzgesetz oder das Mess- und Eichgesetz müssen eingehalten werden. Zudem gibt es noch Differenzierungen in den Ländern, die es Ihnen erschweren einen vollständigen Überblick zu bewahren. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung hat aus diesem Grund die ausführliche Broschüre „Überwachungen und Begehungen von Arztpraxen durch Behörden“ veröffentlicht, in der Sie alle Informationen zur Praxisbegehung finden können.
Zusammengefasst können sich folgende Behörden für eine Begehung bei Ihnen melden:
Zusammengefasst können sich folgende Behörden für eine Begehung bei Ihnen melden:
- Gesundheitsamt
- Gewerbeaufsichtsamt
- Zuständige Behörde für Arbeitsschutz
- Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege (BGW)
Wenn Sie einen Termin für eine Praxisbegehung vom Gesundheitsamt erhalten, steht die Hygiene für die Prüfung im Vordergrund. Nach der schriftlichen Selbstauskunft von Ihnen an das Gesundheitsamt, werden am Tag der Begehung Ihre Räumlichkeiten kontrolliert. Ein lückenloser Hygieneplan, Hände- und Flächendesinfektion und die Aufarbeitung von Medizinprodukten sind bei dieser Begehung die Hauptthemen. Dabei sollten Ihre Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand sein und über Abläufe Bescheid wissen. Unser Artikel „Hygienemanagement in der Zahnarztpraxis – Ratgeber und Maßnahmen“ hilft Ihnen bei der Vorbereitung.
Checkliste für Ihre Praxisbegehung
Damit Ihre Praxisbegehung auch zügig voranschreitet, ist es hilfreich, wenn Sie alle notwendigen Dokumente vorbereitet und weitere Vorkehrungen bereits getroffen haben. Beachten Sie auch, dass der Prüfer Ihren anwesenden Mitarbeitern Fragen zu deren Bereichen stellen wird. Eine fachgerechte und kompetente Antwort auf diese Fragen wird Ihre Begehung beschleunigen und in eine positive Richtung lenken.
Mit einer ausführlichen Checkliste meistern Sie jede Begehung einer Arztpraxis. So sind Sie richtig vorbereitet.
Notwendige Dokumente für eine Praxisbegehung bereitstellen
Für Ihre Praxisbegehung müssen Sie dem Prüfer eine lückenlose Dokumentation bieten. Sie sollten sich aber nicht erst bei Ankündigung der Begehung um dieses bürokratische Detail kümmern. Optimalerweise halten Sie die notwendigen Dokumente permanent auf dem neusten Stand.
Mitarbeiter:
Dokumentationen:
Geräte:
- Organisation Praxisbetrieb
- Auflistung der freigabeberechtigten Mitarbeiter in der Praxis
- Qualifikations- und Schulungsnachweise der für die Aufbereitung verantwortlichen Mitarbeiter
- Hygienemanagement (Fortbildung, Berater, Besprechungen)
- Nachweis der regelmäßigen arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchung und nachweisliche Impfungen
- Berichte des gesamten Aufbereitungsprozesses
- Hygieneplan
- Nachweise der Mitarbeiterunterweisungen
- Prozessanweisungen für alle Schritte der Aufbereitung
- Liste der zur Aufbereitung angewendeten Reinigungs- und Desinfektionsmittel
- Unterlagen für alle Arbeitsschritte der Aufbereitung
- Verträge mit Unternehmen, die Teilschritte der Aufbereitung für die Praxis durchführen
- Medizinproduktbücher
- Nachweise und Dokumentationen der Routineüberwachungen
- Einstufung der Medizinprodukte
- Gefahrstoffverzeichnis
- Wartungsberichte von allen Geräten, welche die Medizinprodukteaufbereitung betreffen
- Bestandsverzeichnis aller aktiven nicht implantierbaren Medizinprodukte
- Gebrauchsanweisungen zu den Medizinprodukten
- Herstellerangaben zu den Geräten, mit denen die Medizinprodukte aufbereitet werden
- Risikoeinstufung der Medizinprodukte
- Nachweise über Wasserproben aller wasserführenden Behandlungseinheiten
- Prüfprotokolle für die wiederkehrenden Prüfungen (zum Beispiel: Dokumentation der regelmäßigen Inspektionen gemäß Herstellerangaben an den Dentaleinheiten)
Ihre Mitarbeiter auf die Zahnarztpraxisbegehung vorbereiten
Behördliche Begehungen können in Abständen ohne zwingenden Grund angekündigt werden. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Überprüfung die Nerven bewahren, hilft Ihnen eine gründliche Vorbereitung.
Halten Sie laufend Workshops zu relevanten Hygiene- und Praxisthemen mit Ihren Mitarbeitern, damit Sie bei einer bevorstehenden Praxisbegehung bestens gerüstet sind.
Wenn sich der Besuch ankündigt, ist es meist zu spät alle Grundlagen mit Ihren Mitarbeitern im Detail zu erarbeiten. Deshalb sollten Sie laufend Vorkehrungen treffen, damit Sie gewappnet für die Praxisbegehung sind.
Wenn Sie sich und Ihre Mitarbeiter laufend vorbereiten, wird der Prüfer bei einer Begehung ein ruhiges und kontrolliertes Umfeld vorfinden. Das Branchenmagazin ZWP online bietet einen interessanten und ausführlichen Artikel zum Thema Sicher vorbereitet auf die Praxisbegehung der Ihnen bei der Vorbereitung eine zusätzliche Hilfe ist.
- Vernachlässigen Sie nicht die behördlich vorgeschriebenen Unterweisungen und Protokolle. Sie werden sie im Fall einer Begehung brauchen.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ausreichend darüber, dass eine Begehung jederzeit mit Vorankündigung vorkommen kann und es etwas ganz Normales ist. Damit nehmen Sie schon im Vorfeld Druck weg und entspannen dadurch die Prüfungssituation.
- Gehen Sie auch bei der Vorankündigung der möglichen Praxisbegehung Fragen mit Ihren Mitarbeitern durch. Somit weiß jeder in der Praxis Bescheid, welche Fragen kommen könnten. Erklären Sie auch den Hintergrund, damit Ihren Angestellten die Intention klar wird.
- Schulen Sie Ihren Hygienebeauftragten genauer als die anderen Mitarbeiter. Der Prüfer wird sicher viele Hygienefragen haben und es werden professionelle Antworten erwartet.
Wenn Sie sich und Ihre Mitarbeiter laufend vorbereiten, wird der Prüfer bei einer Begehung ein ruhiges und kontrolliertes Umfeld vorfinden. Das Branchenmagazin ZWP online bietet einen interessanten und ausführlichen Artikel zum Thema Sicher vorbereitet auf die Praxisbegehung der Ihnen bei der Vorbereitung eine zusätzliche Hilfe ist.
Diese Bereiche werden für eine Praxisbegehung Ihrer Zahnarztpraxis begutachtet
Damit Sie für die Begehung bestens gerüstet sind, sollten optimalerweise alle Bereiche permanent im besten Zustand von Ihnen gehalten werden. Sollte es zu einer Begehung kommen, gibt es je nach Behörde und Bundesland unterschiedliche Schwerpunkte. Bei einer Begutachtung durch das Gesundheitsamt steht die Hygiene im Vordergrund. Das Landesamt für soziale Dienste konzentriert sich dabei auf die verwendeten Medizinprodukte. Die Verwahrung und Verwendung sowie Risikoeinstufungen und die notwendige Sachkenntnis werden überprüft.
- Untersuchungsräume
- Aufbereitungsraume (! Klare Trennung zwischen reiner und unreiner Seite)
- Röntgenraum
- Eigenlabor
- Lager und Putzmittelräume
- Aufenthaltsraum und Teeküche
- Umkleide und Schränke
- Hygiene und Desinfektion (Hände, Geräte, Oberflächen, Boden)
- Schutzkleidung
- Abfallentsorgung
- Geräte
Häufig festgestellte Mängel bei einer Zahnarztpraxis-Begehung
Es werden laufend Praxisbegehungen durchgeführt und auch bei größtmöglicher persönlicher Sorgfalt gibt es festgestellte Mängel, die sehr häufig auftreten. Damit Sie gut vorbereitet sind, möchten wir hier kurz die Top-Liste präsentieren.
Für eine Begehung Ihrer Zahnarztpraxis sollten Sie gut vorbereitet sein und laufend Optimierungen durchführen, so vermeiden Sie Beanstandungen bei der Überprüfung.
Händedesinfektion
Die richtige Händedesinfektion ist ein wichtiger Punkt im gesamten Desinfektionsprozess. In vielen Fällen wird eine mangelhafte Händedesinfektion festgestellt. Dabei ist eine fehlerhafte Anwendung, wie auch das Nichtbeachten der notwendigen Einwirkzeit ein Kritikpunkt. Auch wird gerne getragener Schmuck bei der Desinfektion vergessen.
Flächendesinfektion
Auch bei der Flächendesinfektion werden oft Mängel festgestellt. Es werden immer wieder Desinfektionsmittel verwendet, welche nicht auf der VAH-Liste vorhanden sind. Der Verbund für Angewandte Hygiene (VAH) zertifiziert die Mittel und es sollten keine Desinfektionsmittel verwendet werden, die nicht gelistet sind. Auch das Fehlen konkreter und nachvollziehbarer Arbeitsanweisungen wird in diesem Kontext gerne aufgezeigt. Das führt schlussendlich zu falschen Anwendungen einer Flächendesinfektion, wie zum Beispiel eine fehlerhafte Einwirkzeit oder ein falsches Mischverhältnis. Damit Sie vorbereitet sind, empfehlen wir unseren Artikel: Flächendesinfektion richtig durchführen: Anleitung und Tipps.
Instrumentendesinfektion
Die Instrumentendesinfektion ist ebenfalls häufig bei Beanstandungen zu finden, wobei die Punkte der Hände- oder Flächendesinfektion sehr ähnlich sind. Die Anwendung nicht geeigneter Lösungen für die jeweiligen Instrumente oder eine manuelle Desinfektion anstatt einer maschinellen sind hier die Kernpunkte. Das Onlinemagazin ZMK Aktuell führt die Mangelhafte Hygiene der Behandlungseinheit als fünften Punkt ihrer Top 10 Liste. Damit Sie auch hier bestens vorbereitet sind, können Sie eine Sterilisationsassistentin in der Zahnarztpraxis ausbilden oder beschäftigen.
Im folgenden Video stellen wir Ihnen die unterschiedlichen Desinfektionsmittel für die Händedesinfektion, Flächendesinfektion und Instrumentendesinfektion vor:
Im folgenden Video stellen wir Ihnen die unterschiedlichen Desinfektionsmittel für die Händedesinfektion, Flächendesinfektion und Instrumentendesinfektion vor:
Weitere Schritte bei festgestellten Mängeln
Wenn nach einer Begehung Ihrer Zahnarztpraxis Mängel festgestellt werden, bekommen Sie diese direkt im Anschluss im Zuge des Abschlussgespräches erklärt und mit dem Begehungsprotokoll ausgehändigt. Auch wenn Sie direkt nach dem Termin schon übermittelt bekommen, wie das Ergebnis der Prüfung ist, so erhalten Sie noch einen vollständigen Mängelbericht. Üblicherweise dauert die Zusendung des Schreibens etwa 14 Tage. Die genaue Frist für die Beseitigung der Beanstandungen erhalten Sie ebenfalls. Normalerweise müssen die Mängel innerhalb von 6 Monaten behoben werden. Es kann aber auch vorkommen, dass bei groben Beanstandungen andere Fristen gesetzt werden.
Hilfe bei den Vorbereitungen zur Praxisbegehung
Damit Sie für eine Begehung Ihrer Zahnarztpraxis bestens gerüstet sind und es keine Beanstandungen gibt, sollten Sie sich rechtzeitig vorbereiten. In unserem Ratgeber finden Sie viele hilfreiche Artikel, die Ihnen bei den Vorbereitungen helfen, wie zum Beispiel „Desinfektionsmittel richtig lagern: So geht’s“ oder „Fußbodenreinigung in der Arztpraxis: Anleitung und Tipps“.
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