Was bedeutet Risikomanagement in der Zahnarztpraxis?

Eine klare Regelung bringt mehr Sicherheit für Patienten und Mitarbeiter, stärkt das Vertrauen in die Praxis und ist ein weiterer unternehmerischer Erfolgsgarant für die Zukunft. Risikomanagement dient in einer Zahnarztpraxis der Identifikation, Analyse, Bewertung und Verminderung potenzieller Bedrohungen und Gefahren, die mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten und erhebliche negative Auswirkungen auf die Sicherheit und Gesundheit der Patienten und Mitarbeitenden sowie auf das Image und den Erfolg der zahnärztlichen Einrichtung haben.

Eine Risikostrategie verfolgt das Ziel, Risiken frühzeitig zu erkennen, zu bewerten, zu bewältigen und zu überwachen. Gleichzeitig umfasst sie die Analyse von kritischen und unerwünschten Ereignissen, aufgetretenen Schäden und die Ableitung und Umsetzung von Präventionsmaßnahmen.

Fehlermanagement und Qualitätsmanagement

Ein Teil des Risikomanagements ist das Fehlermanagement: der systematische Umgang mit Fehlern. Ziel davon ist die präventive Vermeidung von Fehlern und Schäden durch das Lernen aus kritischen Ereignissen und die Einleitung von Verbesserungsprozessen.

Das Risikomanagement ist Bestandteil des Qualitätsmanagements. Eine vertragszahnärztliche Einrichtung ist nach § 135a Absatz 2 Nummer SGB V verpflichtet, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln. „Qualitätsmanagement bedeutet konkret, dass Organisation, Arbeits- und Behandlungsabläufe festgelegt und zusammen mit den Ergebnissen regelmäßig intern überprüft werden. Gegebenenfalls werden dann Strukturen und Prozesse angepasst und verbessert. Gleichzeitig soll die Ausrichtung der Abläufe an fachlichen Standards, gesetzlichen und vertraglichen Grundlagen in der jeweiligen Einrichtung unterstützt werden." (Qualitätsmanagement-Richtlinie/QM-RL)

Qualitätsmanagement: 6 Grundelemente

Der gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA) hat in der QM-RL grundsätzliche Anforderungen für eine erfolgreiche Einführung und Umsetzung des Qualitätsmanagements festgelegt. Eine zahnärztliche Einrichtung hat alle sechs Grundelemente von Qualitätsmanagement zu berücksichtigen:

1. Patientenorientierung inklusive Patientensicherheit
2. Mitarbeiterorientierung inklusive Mitarbeitersicherheit
3. Prozessorientierung
4. Kommunikation und Kooperation
5. Informationssicherheit und Datenschutz
6. Verantwortung und Führung

Zusätzlich sind folgende Methoden und Instrumente innerhalb von drei Jahren nach Zulassung in der Einrichtung verpflichtend umzusetzen, zu überprüfen sowie im Anschluss kontinuierlich weiterzuentwickeln:

• Messung und Bewertung von Qualitätszielen
• Erhebung des Ist-Zustandes und Selbstbewertung
• Regelung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
• Prozess- beziehungsweise Ablaufbeschreibungen
• Schnittstellenmanagement
• Entwicklung und Nutzung von Checklisten
• Teambesprechungen
• Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen
• Patientenbefragungen
• Mitarbeiterbefragungen
• Beschwerdemanagement inklusive geregelter Bearbeitung
• Patienteninformation und -aufklärung
• Risikomanagement
• Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme

Die Zahnarztpraxis hat die Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements im Sinne einer Selbstbewertung regelmäßig zu überprüfen und zu dokumentieren.

Warum Risikomanagement in der Zahnarztpraxis durchführen?

Generell ist zu beachten, dass es keine allgemeingültigen Vorlagen für das optimale Risikomanagement in der Zahnarztpraxis gibt, die für alle Unternehmen gleichermaßen anzuwenden sind. Sowohl das Qualitäts- als auch das Risikomanagement müssen an die jeweilige Situation der Zahnarztpraxis spezifisch angepasst und dokumentiert werden.

Vorteile eines Risikomanagements:

• Hohes Maß an Rechtssicherheit
• Einheitliche und übersichtliche Dokumentation
• Unternehmerischer Erfolgsgarant für die Zukunft
• Stärkung des Vertrauens in die Praxis
• Schaffung von Transparenz
• Verbesserung der Risikosituation der Zahnarztpraxis
• Kontinuierliche Sicherung und Verbesserung der Patientenversorgung
• Vermehrte Sicherheit für Patienten und Mitarbeiter
• Vermeidung von finanziellen und personenbezogenen Schäden

Weitere nützliche Tipps können Sie in den folgenden Ratgeber-Inhalten lesen:

• Die richtige Händedesinfektion: Anleitung in 6 Schritten
• Kennzeichnung von Handschuhen – EN 347 und EN 455
• Allergie gegen Handschuhe verhindern und richtig behandeln

Zahnarztpraxis Risikomanagement: Kritische Bereiche

In Bezug auf eine Zahnarztpraxis ergeben sich vier kritische Bereiche, in denen Risiken identifiziert werden können:

1. Besonderheit des Patienten (Alter, Fähigkeiten, Gesundheitszustand)
2. Schweregrad der Behandlung (Vorsorge, Operation)
3. Organisation und Infrastruktur (Dokumentation, Patientenidentifikation)
4. Kommunikation (Mitwirkung des Patienten, Aufklärung, intern und extern)

Grundsätzlich sollten folgende Kriterien in jeder zahnärztlichen Einrichtung berücksichtigt werden:

• Alarm- und Sicherheitssysteme
• Wartung und Instandhaltung von technischen Geräten und Medizinprodukten
• Hohe Hygienestandards
• Geregelter Ablauf für Untersuchung und Behandlung
• Qualifiziertes Personal

Mögliche Risikofaktoren in der Zahnarztpraxis: Beispiele

In einer Zahnarztpraxis können zum Beispiel folgende Risikofaktoren identifiziert werden:

• Arbeitsunfälle
• Verletzungsgefahren (Gefahrenstoffe, Nadelstiche, usw.)
• Infektionsgefahren, Brand oder medizinischer Notfall
• Risiken im Strahlenschutz
• Dokumentation und Datenschutz
• Systemausfälle oder Datenpannen
• Datenschutzverletzungen, Schweigepflichtverletzungen
• Keine vollständige Dokumentation
• Falsche Zuordnung von Patientendaten
• Medizinprodukte
• Fehlende Wartung, mangelnde Bedienungskompetenz
• Technischer Defekt
• Fehlmedikation
• Materialverwaltung
• Hygiene
• Mangelnde Hygienedokumentation
• Infektion eines Patienten
• Mangelnde Händedesinfektion
• Personelle Risiken
• Hohe Personalfluktuation oder Personalausfälle
• Mangelnde Kommunikation im Team
• Fehlende Kompetenzen und Qualifikationen im Team
• Keine Regelung von Verantwortlichkeiten
• Untersuchungs- und Behandlungsrisiken
• Aufklärungsfehler, Fehldiagnosen oder Therapiefehler

Hygienisch einwandfrei: Mit Mundschutz, Schutzbrille und Einmalhandschuhen steht einer hygienischen Behandlung fast nichts mehr im Weg.

Schritt für Schritt zum Risikomanagement in der Zahnarztpraxis

Eins ist klar: Während des gesamten Prozesses des Risikomanagements ist es in jedem einzelnen Schritt wichtig, sämtliche Risiken zu kommunizieren und die Mitarbeiter zu schulen. Alle beteiligten Personen, auch Patienten, müssen in den Gesamtprozess einbezogen werden. Dazu gehören beispielsweise Aushängeschilder über die aktuellen Hygienemaßnahmen, das Abhalten von Schulungen und Seminaren und eine gründliche Dokumentation aller entwickelten Maßnahmen.

Risikomanagement erfolgt in diesen Schritten:

1. Risikobewusstsein und Rahmenbedingungen schaffen
2. Wesentliche Risiken identifizieren
3. Risiken analysieren und beschreiben
4. Risiken nach Schweregrad und Häufigkeit bewerten
5. Risiken behandeln und Maßnahmen steuern
6. Risiken überwachen und überprüfen
7. Risiken neu bewerten und dokumentieren

Schaffung von Risikobewusstsein und Rahmenbedingungen

Das gesamte Personal muss über mögliche Risiken aufgeklärt und für diese sensibilisiert werden. Dazu muss die Belegschaft über gesetzliche Anforderungen und Beschlüsse informiert und geschult sein.

Identifikation von wesentlichen Risiken

Im Rahmen der Risikoanalyse wird das einzelne Risiko mit folgenden Elementen beschrieben:

• Ausgangslage
• Beschreibung des Risikos
• Ursachen
• Auswirkungen

Bewertung des Risikos nach Schweregrad und Häufigkeit

Wie hoch ist ein bestimmtes Risiko für die Patientensicherheit beziehungsweise für die Zahnarztpraxis? Die Bewertung erfolgt mittels einer Risikomatrix, wobei die Eintrittswahrscheinlichkeit und die mögliche Schadenshöhe dargestellt werden:

Risikomatrix als Bewertungssystem samt Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe

Stichverletzungen stellen beispielsweise ein hohes Infektionsrisiko für die Mitarbeiter dar (rot). Das Risiko lässt sich vermeiden, indem die Verwendung von Handschuhen vorgeschrieben wird und kontaminierte Einmalhandschuhe sofort in einem Extra-Plastikbeutel in den Restmüll geworfen werden. Zudem sollten die Mitarbeiter zum Umgang mit spitzen Instrumenten und zum Vorgehen nach einer Stichverletzung regelmäßig unterwiesen werden, um sie zu sensibilisieren. Durch diese vorgeschriebenen Maßnahmen erreicht das Infektionsrisiko nur noch die mittlere Stufe (hellorange). So klärt sich auch die Frage: Müssen Zahnärzte Handschuhe tragen? Es ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber im Sinne des Risikomanagements durchaus sinnvoll.

Behandlung des Risikos und Steuerung von Maßnahmen

Die Risikobehandlung richtet sich primär auf organisatorische und kommunikative Maßnahmen. Darunter fallen beispielsweise das Abhalten von Teambesprechungen, die Qualifikation und Weiterbildung der Mitarbeiter, festgelegte Ablaufstrukturen und vieles mehr.

Überwachung und Überprüfung des Risikos

Da sich die Risiken über die Zeit verändern, ist eine regelmäßige Überprüfung und Evaluation der wesentlichen Risiken im Risikomanagement erforderlich. Daher sollte die Verantwortlichkeit für die Überwachung der wesentlichen Risiken, die zugehörigen Prozesse und Kommunikationswege klar dokumentiert werden.

Neubewertung und Dokumentation des Risikos

Teil des Risikomanagements ist die Dokumentation. Um den bürokratischen Aufwand möglichst gering zu halten, der gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen und einen Nutzen für die eigene Zahnarztpraxis zu generieren, sollten die wesentlichen Risiken im Rahmen eines Risikodatenblattes dokumentiert werden. Folgende Aspekte sind dabei zu berücksichtigen:

• Personenkreis, der vom potenziellen Risiko betroffen ist
• Risikobeschreibung inklusive Ursache und Auswirkung
• Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts
• Mögliche Schadensschwere des potenziellen Risikos
• Einstufung des Risikos
• Maßnahmen, die zur Bewältigung des Risikos ergriffen werden
• Verantwortlicher

Individuell und spezifisch: Es gibt kein allgemeingültiges Risikomanagement für die Zahnarztpraxis.

Ein Schritt in die Zukunft: Risikomanagement in der Zahnarztpraxis

All die genannten Maßnahmen und Strategien führen zur Optimierung von Praxisprozessen und damit auch dazu, Risiken zu minimieren oder im Idealfall sogar ganz zu vermeiden. Jährliche Schulungen, Aushänge oder Checklisten für Behandlungen sind ein Schritt in die richtige Richtung.

Informieren Sie sich über aktuelle Hygiene- und andere Praxisvorschriften: Wie Sie Material effizient verwalten oder ein gut organisiertes Hygienemanagement ausbauen, können Sie in unseren Ratgebern nachlesen.

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