Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis: So verwalten Sie Verbrauchsmaterial effizient
Die Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis ist eine ebenso wichtige wie zeitintensive Aufgabe. Zum Schutz der Patienten und des Praxispersonals muss immer ausreichend Material für das Hygienemanagement vorhanden sein. Sind Sie neben Ihren zahnmedizinischen Tätigkeiten zusätzlich für die Materialverwaltung zuständig? In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen Möglichkeiten und Methoden, wie Sie eine effiziente Materialwirtschaft betreiben, ohne den Überblick zu verlieren.
Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis: Das erwartet Sie in diesem Ratgeber
• Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis: das Wichtigste in Kürze
• Material- und Lagerverwaltung – eine Mammutaufgabe
o Warum ist eine professionelle Materialwirtschaft in der Zahnarztpraxis wichtig?
o Was macht eine effiziente Materialverwaltung aus?
• So gehen Sie die Materialverwaltung konkret an
o Listen für Verbrauchsmaterial in der Zahnarztpraxis
o Kanban-Methode – Zettelwirtschaft mit System
o Material-Bestellsysteme für die Zahnarztpraxis
o Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis mit Software
• Verbrauchsmaterial für Zahnarztpraxen bei Medic-Star
• Material- und Lagerverwaltung – eine Mammutaufgabe
o Warum ist eine professionelle Materialwirtschaft in der Zahnarztpraxis wichtig?
o Was macht eine effiziente Materialverwaltung aus?
• So gehen Sie die Materialverwaltung konkret an
o Listen für Verbrauchsmaterial in der Zahnarztpraxis
o Kanban-Methode – Zettelwirtschaft mit System
o Material-Bestellsysteme für die Zahnarztpraxis
o Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis mit Software
• Verbrauchsmaterial für Zahnarztpraxen bei Medic-Star
Material- und Lagerverwaltung – eine Mammutaufgabe
In allen Bereichen einer Zahnarztpraxis hat der Schutz von Patienten und Personal durch Hygienemanagement oberste Priorität. Dies erfordert viele Produkte und Materialien, die bei Bedarf einfach und schnell bereit liegen. Jemand muss dafür sorgen, dass alles in ausreichender Menge vorrätig ist und bei Bedarf ein Produkt nachbestellt wird. In der Regel fällt die Materialverwaltung jemandem aus dem Praxisteam zu, der sich zusätzlich zu seinen Praxisaufgaben darum kümmert.
Der rasante Fortschritt in der Medizin macht diese Aufgabe ebenso schwierig wie die Tatsache, dass sich Hygiene- und andere Praxisvorschriften ständig ändern. Hinzu kommt, dass der Materialwirtschaft oft nicht die Zeit eingeräumt wird, die sie verdient. Da die Verwaltung von Verbrauchsmaterialien jedoch ein wesentlicher Bestandteil des Praxisbetriebs ist, muss sie effizient organisiert und strukturiert werden.
Zu den Verbrauchsmaterialien in einer Zahnarztpraxis gehören Handschuhe, Mundschutz und Hauben sowie Schutzbrillen.
Warum ist eine professionelle Materialwirtschaft in der Zahnarztpraxis wichtig?
Nach Angaben im Jahrbuch 2020 der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) machen die Materialkosten in einer Zahnarztpraxis jährlich 8,9 Prozent der Gesamtausgaben aus. Zahnärztliche Praxen müssen ständig zwischen 300 und 400 verschiedene Verbrauchsmaterialien vorrätig halten. Eine unzureichend organisierte Lager- und Bestellverwaltung kann schnell zu einem Chaos führen und Probleme verursachen. Im schlimmsten Fall sind dringend benötigte Materialien nicht vorrätig und es droht ein Behandlungsausfall.
Die wichtigste Aufgabe der Materialwirtschaft ist es, dafür zu sorgen, dass alle benötigten Materialien jederzeit in ausreichender Menge in der Praxis vorhanden sind. Effiziente Arbeitsabläufe können nur durch eine professionelle Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis gewährleistet werden. Mit einer gut organisierten Materialwirtschaft vermeiden Sie nicht nur Probleme, sondern sparen gleichzeitig Kosten.
Was macht eine effiziente Materialverwaltung aus?
Damit die Materialwirtschaft in der Zahnarztpraxis effizient, das heißt wirksam und wirtschaftlich zugleich ist, muss sie eine möglichst hohe Qualität bei möglichst geringen Kosten sicherstellen. Dies erfordert klare Strukturen sowie eindeutige Aufgaben und Prozesse („Wer macht was, wann und wie?“):
- Materialbedarf ermitteln
- Benötigte Materialien rechtzeitig bestellen (zu den bestmöglichen wirtschaftlichen Bedingungen)
- Materialeingänge kontrollieren und erfassen
- Materialbestände übersichtlich lagern und pflegen
- Materialverbrauch dokumentieren
Die Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis ist im Idealfall ein ununterbrochener Kreislauf.
So gehen Sie die Materialverwaltung konkret an
Die Materialwirtschaft in der Zahnarztpraxis ist, wie in anderen medizinischen Einrichtungen, eine logistische Herausforderung. Eines ist klar: Kurzfristige Bestellungen von Verbrauchsmaterialien sind keine Lösung. Die Lager- und Materialverwaltung erfordert gut organisierte Prozesse. Hierfür gibt es klassische und moderne Methoden, die sich in unterschiedlichem Maße für eine Arztpraxis eignen.
Listen für Verbrauchsmaterial in der Zahnarztpraxis
Eine bewährte Methode, und doch ist sie ein wenig veraltet: Bestelllisten. Was für den Hausgebrauch funktioniert, wird den Anforderungen einer modernen Zahnarztpraxis kaum gerecht.
Zwar können Sie die benötigten Verbrauchsmaterialien anhand von Listen, Haftnotizen oder leeren Verpackungen erfassen. Diese Vorgehensweise ist jedoch nicht sehr professionell und vor allem äußerst fehleranfällig, arbeitsintensiv und möglicherweise kostspielig.
Ganz vergessen sollten Sie diese gute alte Methode aber nicht. Wenn alle digitalen Stricke reißen, ist die analoge Liste immer noch hilfreich zur Überbrückung bei Systemfehlern oder gar -ausfällen.
Kanban-Methode – Zettelwirtschaft mit System
Eine interessante Variante der Bestellliste ist die sogenannte Kanban-Methode. Der Name Kanban (japanisch für Schild, Plakat, Karte) leitet sich von den Karten ab, die als Materialbegleitkarten dienen. Das System lässt sich unkompliziert und mit wenig Aufwand für das Materialmanagement in Zahnarztpraxen anwenden. Es funktioniert nach dem Pull-Prinzip: Neue Verbrauchsmaterialien werden angefordert, wenn ihr Bestand zur Neige geht. Das funktioniert so:
- Bereiten Sie für jedes Produkt Karten mit allen notwendigen Informationen für die Bestellung vor (Artikelbezeichnung, Hersteller, Lieferant, Bestellnummer, erforderlicher Mindestbestand und Lagerort).
- Sortieren Sie die Karten an den richtigen Stellen im Lagerort ein, zum Beispiel vor der fünftletzten Packung, wenn Sie immer mindestens fünf Packungen vorrätig haben wollen.
- Wenn Sie oder ein anderer Mitarbeiter die sechstletzte Packung entnehmen, können Sie an der Kanban-Karte erkennen, dass der Mindestbestand erreicht ist und ein Produkt nachbestellt werden muss.
- Legen Sie die Kanban-Karte in ein zuvor bestimmtes Fach für die Nachbestellung.
- Gehen Sie bei der regelmäßigen, zum Beispiel wöchentlichen Nachbestellung alle Karten in dem Fach durch und bestellen Sie die entsprechenden Produkte.
- Nach der Lieferung sortieren Sie die Kanban-Karten mit den neuen Materialien zurück ins Lager.
Sie kennen das Prinzip auch aus dem Supermarkt. Die Kanban-Methode ist unkompliziert und mit wenig Aufwand verbunden, abgesehen von den einmaligen Startvorbereitungen. Allerdings ist sie ebenso fehleranfällig und kann mit digitalen Alternativen für die moderne Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis nicht mithalten.
Das folgende Video (ohne Ton) veranschaulicht die Kanban-Methode für die Materialverwaltung:
Material-Bestellsysteme für die Zahnarztpraxis
Moderne IT-basierte Bestellsysteme gehören heute zum Standard in jeder gut ausgestatteten Zahnarztpraxis. Sie sind weniger fehleranfällig als analoge Methoden und verfügen über zusätzliche Funktionen:
- stets aktuelle Bestandsübersicht auf Knopfdruck
- automatische Überprüfung von Verfallsdaten und Chargennummern
- eingebundene Sicherheits- und Produktdatenblätter
- integrierter Preisvergleich
Die Voraussetzung für das reibungslose Funktionieren dieser Bestellsysteme ist die entsprechende Hardware, das heißt ein PC mit Internetanschluss, ein Lesegerät für Barcodes, ein Scanner und ein Drucker für Etiketten.
Material-Bestellsysteme und entsprechende Software erleichtern die Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis erheblich.
Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis mit Software
Auf dem Markt sind verschiedene Softwarelösungen für die Materialwirtschaft erhältlich. Einige von ihnen sind mit Einschränkungen verbunden. Achten Sie bei der Auswahl auf die Kompatibilität mit der vorhandenen Hardware und dem Betriebssystem Ihrer Zahnarztpraxis. Wählen Sie außerdem Programme, die unabhängig von der übrigen Praxissoftware oder bestimmten Lieferanten sind. Andernfalls können die verfügbaren Daten auf die Produktpalette eines bestimmten Anbieters beschränkt sein.
Selbst bei digitalen Lösungen ist der Aufwand für die Einrichtung des Systems nicht zu vernachlässigen. Zu Beginn müssen Sie in einer Erstinventur alle in der Praxis verwendeten Materialien in die Software eingeben und von Zeit zu Zeit manuelle Updates durchführen. Abgesehen davon müssen Sie nur noch neue Produkte einpflegen und können das Bestellsystem ansonsten bequem nutzen.
Die meisten unabhängigen digitalen Materialverwaltungssysteme funktionieren so:
- Scannen Sie den Barcode bei der Entnahme eines Verbrauchsartikels.
- Die Software registriert den Verbrauch und warnt Sie, sobald der Vorrat zur Neige geht.
- Bestellen Sie die angezeigten Materialien nach.
- Dokumentieren Sie den Lieferschein in der Software.
- Verstauen Sie die Ware im Lager.
Bei digitalen Material-Bestellsystemen sind die Prozesse automatisiert.
Verbrauchsmaterial für Zahnarztpraxen bei Medic-Star
Eine gute Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis sorgt für maximalen Schutz von Praxispersonal und Patienten sowie für effizientes Arbeiten. Um die Materialversorgung sicherzustellen, müssen alle Verbrauchsmaterialien stets vorrätig sein. Eine große und preiswerte Auswahl an Produkten für alle Bereiche finden Sie im Online-Shop von Medic-Star:
- Dentalbedarf
- Verbrauchsmaterial für die Zahnarztpraxis
- Handschuhe
- Schutzkleidung
- Instrumente
- Material für Abformungen und Füllungen
- Desinfektionsmittel
- Sprays
Weiterführende Informationen zu den Themen Hygiene, Desinfektion und Dentalbedarf finden Sie in unseren Ratgebern für Medizinprodukte. Dort erfahren Sie unter anderem, wie Sie beispielsweise Desinfektionsmittel richtig lagern oder Hygienemanagement in der Zahnarztpraxis betreiben.
Bildnachweis: Titelbild: Tyler Olson / stock.adobe.com, Bild 2: MoRox / stock.adobe.com, Bild 3: Infografik / Medic-Star, Bild 4: contrastwerkstatt / stock.adobe.com, Bild 5: Infografik / Medic-Star
